Politique de confidentialité

Objectif de la Politique de Protection des Données Personnelles

La protection de vos données personnelles est une priorité pour Jen Relay et tous les sites représentés par Jen Relay. Cette politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données personnelles lors de votre utilisation de nos services, conformément aux réglementations applicables, telles que la LPRPDE au Canada.

Nous nous engageons à respecter votre vie privée et à traiter vos données personnelles de manière transparente, sécurisée et confidentielle. Cette politique vise également à vous fournir des informations sur vos droits en tant qu’utilisateur de nos services, notamment en ce qui concerne l’accès, la rectification, la suppression et la portabilité de vos données.

En utilisant nos services et en fournissant vos données personnelles, vous consentez à notre collecte, utilisation et partage de vos données conformément à cette politique. Nous nous efforçons constamment d’améliorer nos pratiques de protection des données et de respecter les principes de minimisation, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité de vos données.

1 – Qui sommes-nous chez Jen Relay et comment nous joindre ?

Le responsable de la gestion des données chez Jen Relay est une entreprise individuelle immatriculée au registre des entreprises sous le numéro 2279403002. Notre siège social est situé au 939, Rue Maxime Vinet, J5T2W2 Lavaltrie, Québec, Canada.

Pour obtenir plus d’informations ou exercer vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous contacter de la manière suivante :

Par courriel : infos@jenrelay.com
Par voie postale : Jen Relay – Service juridique – 939, Rue Maxime Vinet, J5T2W2 Lavaltrie, Québec, Canada.

Si, pour une raison quelconque, nous ne parvenons pas à répondre adéquatement à votre demande, vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

2 – À qui s’applique cette Politique de Confidentialité ?

Cette Politique de Confidentialité s’applique aux groupes suivants :

Les Expéditeurs : Individus utilisant directement les services et propositions de Jen Relay via ses Canaux de Communication ou ceux envoyant un colis via un client direct de Jen Relay.
Les Destinataires : Personnes recevant un colis pris en charge par Jen Relay.
Les Visiteurs : Personnes naviguant et utilisant nos Canaux de Communication.

3 – Quelles informations personnelles collectons-nous ?

Engagés envers une collecte minimale et nécessaire de données pour nos services, Jen Relay pourrait recueillir et traiter les informations suivantes lorsque vous interagissez avec nos Canaux de Communication :

Informations d’Identification : Pour les particuliers, cela englobe civilité, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, date de naissance. Pour les entreprises, dénomination sociale, nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, numéro d’entreprise.
Informations liées aux Colis : Comme le numéro de suivi, l’état et la localisation du colis.
Données Financières : Informations sur le montant de l’achat, le mode de paiement et les détails bancaires.
Données de Localisation : Informations sur la zone de recherche des Points de Collecte et données de géolocalisation.
Authentification : Identifiants de connexion et mots de passe pour notre plateforme.
Données de Connexion : Informations relatives à votre navigation sur nos plateformes, telles que l’adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, fournisseur d’accès internet, pages consultées, durée de consultation, etc. Ces données servent à garantir le bon fonctionnement, la performance et la sécurité de nos Canaux de Communication, ainsi qu’à analyser leur fréquentation.

4 – Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Jen Relay peut collecter vos données personnelles de manière directe ou indirecte, ainsi que de manière passive lorsque vous naviguez sur nos Canaux de Communication.

Collecte Directe : Nous recueillons vos données directement lorsque vous nous fournissez des informations via notre plateforme. Cela se produit lorsque vous créez un compte, nous contactez, ou remplissez un formulaire. Notez que certaines informations peuvent être essentielles pour profiter de nos services (indiquées par un astérisque), et leur omission pourrait vous priver de certaines offres ou services. Les données facultatives, bien que non essentielles, peuvent améliorer notre connaissance de vous et vous proposer des services personnalisés. Il est de votre responsabilité de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des informations fournies. Des données inexactes ou incomplètes pourraient entraîner des retards ou des problèmes dans la livraison de vos colis.
Collecte Indirecte : Nous obtenons également des données vous concernant par l’intermédiaire de tiers, comme les expéditeurs. Ces tiers, qui traitent déjà vos données pour leurs propres besoins (par exemple, lors d’un achat en ligne), nous les fournissent ensuite pour faciliter la livraison de vos colis. Bien que nous ne contrôlions pas la manière dont ces tiers traitent vos données initialement, nous sommes responsables de leur traitement une fois qu’elles sont en notre possession.
Collecte Passive : Lors de votre interaction avec nos plateformes, des informations relatives à votre utilisation sont automatiquement recueillies. Nous utilisons des « cookies » pour cela.

5 – Cookies et Technologies de Suivi

Chez Jen Relay, nous utilisons des cookies et des technologies de suivi sur notre plateforme pour enrichir votre expérience utilisateur, analyser l’utilisation de nos services et personnaliser nos communications et publicités.

Un cookie est un petit élément de données stocké sur votre appareil lors de votre visite sur un site web. Il permet au site de se souvenir de vos actions et préférences (telles que la langue choisie ou la région où vous vous trouvez) pendant une période donnée, afin que vous n’ayez pas à les saisir à nouveau lorsque vous revenez sur le site ou naviguez entre les pages.

Voici les différents types de cookies que nous utilisons :

Cookies Essentiels : Ces cookies sont vitaux pour le fonctionnement de base de notre site web. Ils incluent des éléments tels que la gestion de vos préférences linguistiques, la détection de la taille de votre écran, et le suivi de la durée de chargement des pages. Bien que vous puissiez configurer votre navigateur pour bloquer ces cookies, cela pourrait affecter certaines fonctionnalités du site. Les données collectées par ces cookies sont anonymes et ne sont pas utilisées pour vous identifier personnellement.
Cookies de Publicité Ciblée : Ces cookies sont définis par nos partenaires publicitaires pour créer un profil de vos intérêts. Ils permettent d’afficher des publicités adaptées à vos centres d’intérêt sur d’autres sites web. Ils ne stockent pas d’informations personnelles directement, mais sont basés sur l’identification unique de votre navigateur et appareil. Si vous désactivez ces cookies, la pertinence des publicités que vous recevez pourrait être réduite.
Cookies de Fonctionnalité : Ces cookies améliorent les fonctionnalités de notre site en permettant des interactions améliorées et une personnalisation de votre expérience utilisateur. Ils peuvent être activés par nos équipes ou par des services tiers présents sur notre site. Si vous désactivez ces cookies, certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.
Cookies Analytiques : Ces cookies nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site en collectant des informations sur les pages visitées, le temps passé sur le site, et les sources de trafic. Ces données, collectées de manière anonyme, nous aident à améliorer constamment notre site et nos services.
Cookies d’Expérience Utilisateur Jen Relay : Ces cookies nous permettent de vous offrir une expérience personnalisée en adaptant notre site et nos services à vos préférences et intérêts spécifiques.

En utilisant nos services, vous acceptez l’utilisation de ces cookies et technologies de suivi. Vous pouvez toujours ajuster vos préférences de cookies via les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil.

6 – Pourquoi, comment et pendant combien de temps utilisons-nous vos données personnelles ?

Jen Relay s’engage à traiter vos données personnelles uniquement sur la base de motifs légaux appropriés. Ces motifs comprennent :

Accord Préalable : Lorsque vous consentez à l’utilisation de vos données, elles sont traitées pour les objectifs précis que vous avez approuvés. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.
Services Contractuels : Lors de la fourniture de services ou d’offres, vos données sont utilisées pour honorer un contrat établi avec vous, tel qu’un achat, et pour assumer les responsabilités associées.
Intérêt Justifié : Cela englobe le traitement lié au service client, l’optimisation et le développement des services et offres de Jen Relay, ainsi que des mesures de sécurité, comme la prévention de la fraude.
Conformité Légale : Lorsque le traitement des données est indispensable pour que Jen Relay se conforme à ses obligations juridiques.

Vos données sont utilisées conformément aux objectifs et aux bases légales mentionnés précédemment, et elles sont conservées pendant la période requise pour atteindre ces objectifs. La durée de conservation peut différer selon les services utilisés. Jen Relay conserve vos données uniquement aussi longtemps que nécessaire en fonction de l’objectif du traitement. Les sections suivantes offrent un aperçu de la politique de Jen Relay concernant les objectifs et les bases légales des traitements de données personnelles, triées par type d’utilisateur :

Expéditeur :

Objectifs de Gestion du Compte
Gestion du Profil Utilisateur : Services : Création et maintenance du profil utilisateur. Bases légales : Accord de service (contrat).
Authentification et Sécurité du Compte : Bases légales : Intérêt pour la sécurité.
Consultation de l’historique d’expédition : Bases légales : Accord de l’utilisateur.
Suivi des Envois
Information sur le Parcours du Colis : Services : Détails et état du colis. Bases légales : Intérêt à fournir un suivi.
Notifications de Retrait
Support Client
Communication Clientèle : Services : Gestion téléphonique, résolution de problèmes, enquêtes, feedback. Bases légales : Intérêt pour la satisfaction client.
Newsletter
Gestion des Communications : Services : Envoi de newsletters. Bases légales : Accord de l’utilisateur.
Promotions et Publicités
Actions Marketing : Services : Publicités, sondages, fidélisation. Bases légales : Intérêt pour la promotion.
Analyse des Performances
Études Marketing : Services : Analyse de l’utilisation du service, qualité, efficacité des promotions. Bases légales : Intérêt général, Accord pour les cookies.
Optimisation des Canaux
Amélioration des Services de Communication : Services : Analyse et optimisation des canaux de communication. Bases légales : Intérêt pour l’amélioration.
Gestion des Demandes de Données
Exercice des Droits sur les Données : Services : Traitement des demandes des utilisateurs. Bases légales : Conformité légale.
Respect des Lois
Conformité Réglementaire : Services : Respect des lois et régulations en vigueur. Bases légales : Obligation légale.
Sécurité des Espaces de Stockage
Vidéosurveillance des Espaces de stockage : Services : Sécurité des utilisateurs et des biens. Bases légales : Intérêt pour la sécurité.

Expéditeur Direct :

Gestion des Ventes : Suivi de vos achats de services et offres via le site de Jen Relay. (Motif : Service contractuel).
Paiement Sécurisé : Service sécurisé pour les achats de services et offres de Jen Relay en ligne.
Étiquettes d’Expédition : Création et envoi d’étiquettes d’expédition via le site.
Expédition de Colis : Sélection et/ou recherche de Points de Collecte basés sur une adresse ou une géolocalisation. (Motif : Consentement).
Gestion des Expéditions : Information sur le suivi, la prise en charge des colis et la gestion des retours. (Motif : Service contractuel).
Gestion des Litiges : Gestion des paiements impayés, litiges et contentieux. (Motif : Intérêt légitime).

Destinataire :

Expédition de Colis : Choix et/ou recherche de Points de Collecte basés sur une adresse ou une géolocalisation. (Motif : Consentement).
Suivi des Colis : Information sur le suivi, l’état d’avancement et les étapes d’acheminement des colis. (Motif : Intérêt légitime).
Service Client : Enregistrement des appels téléphoniques, gestion de la relation client, traitement des réclamations et amélioration du service. (Motif : Intérêt légitime).
Profilage Publicitaire : Personnalisation des communications et publicités basées sur les interactions et le comportement des utilisateurs. (Motif : Intérêt légitime).

Création de compte :

Gestion du Compte : Création, gestion et authentification du compte utilisateur. (Motif : Service contractuel et Intérêt légitime).
Historique Mes Envois : Accès à l’historique des expéditions de colis. (Motif : Consentement).
Newsletter : Envoi de communications électroniques via la newsletter.
Prospection Commerciale : Opérations marketing diverses telles que publicités, jeux concours, parrainages, sondages et actions promotionnelles.

Destinataires :

Gestion des Expéditions : Sélection et/ou recherche de Points de collecte en fonction d’une adresse ou d’une géolocalisation. (Motif : Consentement).
Suivi des Colis : Fourniture d’informations sur l’état d’avancement, le suivi et les étapes de livraison du colis. (Motif : Intérêt légitime).
Notifications : Informations sur l’arrivée du colis au Point de collecte.
Service Client : Enregistrement manuel des appels téléphoniques, gestion des demandes et réponses aux sollicitations des clients. Traitement des plaintes, enquêtes de satisfaction, médiation et évaluation de la qualité du service.
Publicité Ciblée : Personnalisation des communications et publicités basées sur les interactions et les comportements des utilisateurs, y compris les historiques d’expéditions et de navigation.
Analyse des Performances : Études statistiques et analyses marketing pour comprendre l’utilisation des services, mesurer la qualité, améliorer l’expérience client et évaluer l’efficacité des promotions. (Motif : Intérêt légitime et Consentement pour les cookies).
Optimisation des Communications : Évaluation de la sécurité, de la stabilité des systèmes et adaptation des canaux de communication ou des réseaux sociaux pour un affichage adapté et une navigation optimale.
Gestion des Demandes de Droits : Traitement des demandes des clients liées à leurs données personnelles.
Conformité Réglementaire : Respect des obligations légales, notamment les déclarations requises par la loi et les demandes des autorités judiciaires.

7 – Destinataires de vos données personnelles

Chez Jen Relay, nous nous engageons à assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles. Conformément aux lois en vigueur, seules les personnes et entités nécessaires à l’atteinte des objectifs de traitement de vos données ont accès à celles-ci.

Nos équipes internes, telles que le service marketing et informatique, utilisent vos données uniquement pour les besoins de leurs missions respectives.

Nous collaborons également avec des partenaires externes au Québec et à l’international. Ces partenaires peuvent être :

Des services de livraison et de retour.
Des équipes de support client.
Des hébergeurs de données et gestionnaires de plateformes.
Des concepteurs de systèmes de communication.
Des équipes de maintenance de ces plateformes.
Des fournisseurs de solutions d’envoi de communications numériques.
Des services d’analyse de performance et d’audience.
Des prestataires pour les solutions de paiement.

Ces partenaires ne reçoivent que les données strictement nécessaires pour accomplir leurs missions et s’engagent à ne pas les utiliser à d’autres fins que celles définies par Jen Relay.

De plus, en respectant la réglementation, certaines données pourraient être partagées avec des autorités ou autres tiers pour répondre à des obligations légales, des enquêtes ou des litiges.

Lorsque Jen Relay fait appel à des sous-traitants situés en dehors du Québec ou du Canada, nous veillons à garantir un niveau de protection adéquat conforme aux standards de confidentialité en vigueur.

8 – Comment Jen Relay protège-t-il vos données personnelles ?

Chez Jen Relay, nous déployons des stratégies rigoureuses pour prévenir tout accès, modification, perte, divulgation ou utilisation non autorisée de vos informations personnelles. Pour assurer cette protection, nous utilisons des techniques et des méthodes organisationnelles avancées.

Vos données sont stockées dans un environnement sécurisé.

Nos équipes sont engagées contractuellement à respecter la confidentialité et à suivre une charte interne dédiée à la sécurité informatique. De plus, nous vérifions que nos partenaires et fournisseurs respectent également des standards élevés en matière de sécurité et de confidentialité.

Si vous avez créé un compte sur nos plateformes, la responsabilité de la sécurité de vos identifiants et mots de passe vous appartient. Nous vous encourageons à garder ces informations confidentielles et à ne les partager avec personne.

En cas de détection d’une violation de vos données personnelles présentant un risque pour votre vie privée, Jen Relay s’engage à vous notifier rapidement. Cette communication vous permettra d’adopter les mesures nécessaires pour minimiser tout impact potentiel, tel que la modification de vos informations d’accès.

9 – Quels sont vos droits ?

En accord avec les réglementations en vigueur et sous réserve des conditions spécifiées, vous avez le droit de :

Accéder à l’ensemble de vos informations personnelles ;
Corriger les données inexactes, obsolètes ou incomplètes ;
Demander la suppression de vos données lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, ou si vous avez retiré votre consentement ;
Obtenir la portabilité de vos données, si cela est techniquement possible ;
Demander la limitation du traitement de vos données ;
Vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des raisons légitimes ;
Retirer votre consentement pour un traitement basé sur ce dernier ;
Établir des directives anticipées concernant la gestion de vos données après votre décès.

Jen Relay peut vous demander une preuve d’identité si des doutes raisonnables existent quant à votre identité. À partir de la section « Mon Profil » sur notre site web, vous avez la possibilité de modifier à tout moment les informations personnelles liées à votre compte.

10- Comment Jen Relay gère-t-elle les modifications de sa Politique de Confidentialité ?

Jen Relay se réserve le droit d’apporter des modifications à sa Politique de Confidentialité en fonction des évolutions technologiques ou des changements de politique. Nous nous engageons à mettre à jour cette politique de manière transparente et sans avoir à fournir de justification spécifique.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre Politique de Confidentialité, notamment avant de nous fournir des informations personnelles. La date de la dernière mise à jour sera clairement indiquée en haut de la page, marquant ainsi son entrée en vigueur et remplaçant automatiquement toute version précédente.